2.3 Creación de reuniones seguras

2.3  Creación de reuniones seguras. 

En reuniones de alto nivel, la seguridad de la información es fundamental. M365 ofrece opciones avanzadas para garantizar la confidencialidad y seguridad de las reuniones.

En este apartado y en el siguiente, aprenderás a configurar reuniones de manera que solo los participantes autorizados puedan acceder y a implementar medidas de seguridad adicionales como:

• Ocultar la lista de participantes en invitaciones a reuniones.
• Control de acceso mediante restricciones a usuarios internos o autenticación en dos pasos.
• Bloqueo de grabaciones y compartición de pantalla para evitar filtraciones de información.
• Uso de salas de espera para permitir el ingreso únicamente a los invitados autorizados.
• Definir roles y permisos dentro de la reunión para evitar interrupciones innecesarias.

Estos pasos aplican tanto a la aplicación Outlook como a la aplicación Outlook Web. 

2.3.1 Paso a paso para organizar reuniones.

Paso 1 Acceso al calendario.

Utiliza el acceso directo Calendario en el panel izquierdo.

Haz clic en Nueva Reunión

Si estás utilizando la app en el móvil:

• toca el icono Calendario en la parte inferior
• toca el icono + para programar una nueva reunión

Paso 2.  Configurar los detalles de la reunión.

• Título:  escribe un título claro y descriptivo para la reunión.
• Participantes:  agrega los correos electrónicos de las personas que quieres que asistan como Requeridos y como Opcionales.  Utiliza Asistente para programación para asegurar la  disponibilidad de los asistentes.
• Fecha y Hora:  selecciona la fecha y hora de la reunión.
• Incluye los detalles de la reunión:  añae un texto con el objetivo de la reunión, la agenda... así los asistentes saben qué se espera de ellos y pueden preparar su participación en la reunión.

Si es necesario crear una reunión que se repita en el tiempo, utiliza el desplegable No se repite para seleccionar las repeticiones diarias, semanales, mensuales y su duración.

3.  Opciones de respuesta.

La funcionalidad Opciones de respuesta garantiza nuestro control sobre la gestión de la reunión.

• Solicitar respuestas:  activada por defecto. Al desactivar esta opción el organizador no recibe correos cuando los invitados aceptan/rechazan la reunión y tampoco ve en la reunión si los invitados han aceptado o no.  
• Permitir reenvío: activada por defecto. Al desactivar es opción, los invitados no pueden reenviar la convocatoria a otras personas.  
• Ocultar lista de asistentes: Outlook Web. Desactivada por defecto. Evita que los invitados vean quienes son los otros asistentes.

Paso 4.  Compartir la invitación.

Una vez configurada la reunión, haz clic en Enviar para que la convocatoria llegue a la bandeja de entrada de los invitados y quee registradas en su calendario.

2.3. 2 Responder un correo con una convocatoria de reunicón.

Esta funcionalidad facilita la gestión de la información para todos los implicados y agiliza la creación de reuniones efectivas.

Utiliza la información de la línea de Asunto como título para la reunión.

Invita a todos incluidos en la línea para como asistentes requeridos y a todos los de CC como opcionales.

Incluye el cuerpo del mensaje del correo de la convocatoria.

Para utilizar esta funcionalidad pulso el votón Mas opciones  del mensaje.

2.3.3 Buenas Prácticas para realizar reuniones efectivas.

ANTES.

Define el tipo de la reunicón: informativa, planificación, lluvia de ideas...

• Define participantes y roles necesarios: es preciso que alguien tome notas, que modere...
• Identifica a los invitados requeridos y a los invitados opcionales.  Invita solo a las personas realmente necesarias.
• Convoca considerando fechas y horarios razonables.
• Incluye el objetivo de la reunión y los puntos a tratar en ella.
• Si hay que tratar varios temas, considera varias reuniones cortas en lugar de una larga
• Utiliza el Asistente de programación para ver la disponibilidad de los invitados.
• Utiliza Opciones de respuesta para definir si se requiere respuesta o se permite reenviar la reunión.
• Como invitado, gestiona la reunión, Acepta, Rechaza o marca como Provisional.

DURANTE

• Puntualidad, puntualidad y puntualidad, para empezar y para terminar: avisa si te retrasas, puedes utilizar el propio chat de la reunión.
• Agradece la presencia y la puntualidad.
• Conversa  informalmente mientras todos se unen. Guarda unos minutos de cortesía y recuerda que los invitados puntuales merecen la misma cortesía que los que se retrasan.
• Sigue los puntos agendados para la reunión. No desvíes ni dejes que el tema se desvíe. 
• Avisa si grabas la reunión.
• Enciende la cámara, y mantén el “micro” apagado cuando no lo utilices. La cámara mantiene tu atención y la de los invitados. Cerrar el “micro” evita ruidos molestos y acoples de audio.

DESPUES

• Aclara ideas o aportaciones imprecisas.
• Resumen y cierre de la reunión.
• ¿Se necesita reunión posterior? Envía la convocatoria cuanto antes.
• Genera actas o notas con los puntos clave. Para reuniones de seguimiento de equipo utilizar OneNote compartido con las notas puede ser una buena opción.