2.4 Configuración avanzada de reuniones

Configuración avanzada de reuniones.

La configuración de reunión básica es suficiente para reuniones normales sin requisitos especiales de seguridad. En cambio, la configuración de reunión avanzada es crucial para reuniones donde se maneja información sensible, se necesita un control estricto sobre quién puede presentar y participar, y se requiere autenticación para garantizar que solo personas autorizadas accedan a la reunión.

Las funcionalidad Opciones de reunión está accesible desde Outlook (Web o Aplicación) o desde Teams ya que los calendarios están sincronizados. 

Configuracion

Las opciones de reunión se pueden configurar en diferentes momentos:

• Mientras se convoca la reunión, se muestran un panel en la parte derecha de la convocatoria.
• Editando la reunión y utilizando el enlace Opciones de reunión que se muestra en la parte inferior de la reunión.
• Durante la celebración de la reunión. Botón Más opciones, Configuración, Opciones de reunión.

acceso a la reunión

• ¿Quién puede omitir la sala de espera?
  Configura quién puede omitir la Sala de espera y entrar directamente a la reunión. La opción por defecto es Para personas en mi organización e invitados, esto significa que las personas que pertenecen a la misma organización que quien convoca la reunión y personas externas invitadas a la organización, acceden libremente a la reunión en el momento que se conectan. El resto de invitados a la reunión esperan hasta que se les dé paso. 
• Quién puede admitir desde la sala de espera
  Selecciona Organizadores y coorganizadores para que solo estos roles puedan permitir el paso desde la sala de espera. 
• Autenticación de Participantes 
  Requiere que los participantes inicien sesión con sus cuentas de Microsoft 365 para unirse a la reunión.

ROLES

• Elegir coorganizadores
  De entre los invitados a la reunión. Tienen las mismas capacidades que el organizador. 

• ¿Quién puede presentar? 
  Controla quien puede hacer uso del botón Compartir pantalla.
• Todos
• Para personas de mi organización e invitados (a la organización)
• Personas específicas (seleccionadas de entre los invitados a la reunión)
• Solo organizadores y coorganizadores

PARTICIPACION

• Permitir micrófono y cámara para los asistentes
  Habilita que los asistentes a la reunión puede controlar la activación/desactivación de su cámara y micrófono.
  Durante la reunión se pueden apagar los micrófonos abiertos, pulsando el botón Gente y Silenciar a todos. Para silenciar solo a una persona, pulsar en el dibujo del micrófono al lado de su nombre.
• Chat de la reunión
  
• Activado
• Desactivado
• Solo en la reunión
• 
  

• PyR
  Permite que los asistentes hagan preguntas, publiquen respuestas, voten y publiquen de forma anónima durante una reunión. Pueden ser moderadas o no moderadas. 
  Una vez activada esta opción, edita la reunión y accede a PyR para configurar su funcionamiento. También puedes acceder a la configuración durante la reunión. 
• Permitir reacciones
  Los asistentes pueden enviar reacciones en directo durante una reunión y así expresas su opinión sobre lo que se comparte.
• Permitir informe de asistencia
  Con los detalles de la reunión de la asistencia de los invitados. Se puede descargar con formato .CSV  

GRABACION Y TRANSMISION

• Grabar y transcribir automáticamente
  Al activar esta opción la grabación y la transcripción comienzan de manera automática cuando se inicia la reunión. Los asistentes ven en pantalla aviso del inicio de la grabación.
  Si no se activa esta opción, cualquier persona de la misma organización que quién crea la reunión, puede iniciar la grabación manual.

La grabación de una reunión, ya sea automática o manual, siempre se aloja en la carpeta Grabaciones de la aplicación OneDrive de la persona que convoca la reunión. 

2.3 Creación de reuniones seguras

2.3  Creación de reuniones seguras. 

En reuniones de alto nivel, la seguridad de la información es fundamental. M365 ofrece opciones avanzadas para garantizar la confidencialidad y seguridad de las reuniones.

En este apartado y en el siguiente, aprenderás a configurar reuniones de manera que solo los participantes autorizados puedan acceder y a implementar medidas de seguridad adicionales como:

• Ocultar la lista de participantes en invitaciones a reuniones.
• Control de acceso mediante restricciones a usuarios internos o autenticación en dos pasos.
• Bloqueo de grabaciones y compartición de pantalla para evitar filtraciones de información.
• Uso de salas de espera para permitir el ingreso únicamente a los invitados autorizados.
• Definir roles y permisos dentro de la reunión para evitar interrupciones innecesarias.

Estos pasos aplican tanto a la aplicación Outlook como a la aplicación Outlook Web. 

2.3.1 Paso a paso para organizar reuniones.

Paso 1 Acceso al calendario.

Utiliza el acceso directo Calendario en el panel izquierdo.

Haz clic en Nueva Reunión

Si estás utilizando la app en el móvil:

• toca el icono Calendario en la parte inferior
• toca el icono + para programar una nueva reunión

Paso 2.  Configurar los detalles de la reunión.

• Título:  escribe un título claro y descriptivo para la reunión.
• Participantes:  agrega los correos electrónicos de las personas que quieres que asistan como Requeridos y como Opcionales.  Utiliza Asistente para programación para asegurar la  disponibilidad de los asistentes.
• Fecha y Hora:  selecciona la fecha y hora de la reunión.
• Incluye los detalles de la reunión:  añae un texto con el objetivo de la reunión, la agenda... así los asistentes saben qué se espera de ellos y pueden preparar su participación en la reunión.

Si es necesario crear una reunión que se repita en el tiempo, utiliza el desplegable No se repite para seleccionar las repeticiones diarias, semanales, mensuales y su duración.

3.  Opciones de respuesta.

La funcionalidad Opciones de respuesta garantiza nuestro control sobre la gestión de la reunión.

• Solicitar respuestas:  activada por defecto. Al desactivar esta opción el organizador no recibe correos cuando los invitados aceptan/rechazan la reunión y tampoco ve en la reunión si los invitados han aceptado o no.  
• Permitir reenvío: activada por defecto. Al desactivar es opción, los invitados no pueden reenviar la convocatoria a otras personas.  
• Ocultar lista de asistentes: Outlook Web. Desactivada por defecto. Evita que los invitados vean quienes son los otros asistentes.

Paso 4.  Compartir la invitación.

Una vez configurada la reunión, haz clic en Enviar para que la convocatoria llegue a la bandeja de entrada de los invitados y quee registradas en su calendario.

2.3. 2 Responder un correo con una convocatoria de reunicón.

Esta funcionalidad facilita la gestión de la información para todos los implicados y agiliza la creación de reuniones efectivas.

Utiliza la información de la línea de Asunto como título para la reunión.

Invita a todos incluidos en la línea para como asistentes requeridos y a todos los de CC como opcionales.

Incluye el cuerpo del mensaje del correo de la convocatoria.

Para utilizar esta funcionalidad pulso el votón Mas opciones  del mensaje.

2.3.3 Buenas Prácticas para realizar reuniones efectivas.

ANTES.

Define el tipo de la reunicón: informativa, planificación, lluvia de ideas...

• Define participantes y roles necesarios: es preciso que alguien tome notas, que modere...
• Identifica a los invitados requeridos y a los invitados opcionales.  Invita solo a las personas realmente necesarias.
• Convoca considerando fechas y horarios razonables.
• Incluye el objetivo de la reunión y los puntos a tratar en ella.
• Si hay que tratar varios temas, considera varias reuniones cortas en lugar de una larga
• Utiliza el Asistente de programación para ver la disponibilidad de los invitados.
• Utiliza Opciones de respuesta para definir si se requiere respuesta o se permite reenviar la reunión.
• Como invitado, gestiona la reunión, Acepta, Rechaza o marca como Provisional.

DURANTE

• Puntualidad, puntualidad y puntualidad, para empezar y para terminar: avisa si te retrasas, puedes utilizar el propio chat de la reunión.
• Agradece la presencia y la puntualidad.
• Conversa  informalmente mientras todos se unen. Guarda unos minutos de cortesía y recuerda que los invitados puntuales merecen la misma cortesía que los que se retrasan.
• Sigue los puntos agendados para la reunión. No desvíes ni dejes que el tema se desvíe. 
• Avisa si grabas la reunión.
• Enciende la cámara, y mantén el “micro” apagado cuando no lo utilices. La cámara mantiene tu atención y la de los invitados. Cerrar el “micro” evita ruidos molestos y acoples de audio.

DESPUES

• Aclara ideas o aportaciones imprecisas.
• Resumen y cierre de la reunión.
• ¿Se necesita reunión posterior? Envía la convocatoria cuanto antes.
• Genera actas o notas con los puntos clave. Para reuniones de seguimiento de equipo utilizar OneNote compartido con las notas puede ser una buena opción.